DOKUMENT MENADŽMENT SISTEM

Sistem za upravljanje dokumentima omogućava jednostavnu saradnju i zajednički rad na dokumentima čemu posebno doprinosi integracija sa MS Office paketom.

Korištenjem SharePoint gradivnih elemenata moguće je napraviti fleksibilnu strukturu u koju će se skladištiti dokumenti. Bez potrebe za dodatnim programiranjem moguće je dodavati nove atribute i kreirati poglede.

Postojeće procese u kojima učestvuju dokumenti i ljudi moguće je unaprediti primenom alata za kreiranje workflow-a.

Od posebne važnosti za upotrebu sistema je mogućnost pronalaženja informacija, pretraživanje metapodataka i teksta unutar samih dokumenata.

BENEFITI

FUNKCIONALNOSTI

• Direktno kreiranje i čuvanje na sistemu iz programa MS Office paketa. Kreiranje dokumenata iz šablona, pri čemu korisnici mogu sami da kreiraju i dodaju šablone. Mogućnost zaključavanja dokumenta za bezbedno uređivanje od strane samo jednog korisnika.
• Evidencija svih izmena na dokumentu, mogućnost vraćanja određene verzije, višestepeno brisanje, praćenje kretanja dokumenta u fizičkom i elektronskom obliku.
• Korisnici se mogu pretplatiti na događaje od interesa (brisanje, izmena i dodavanje dokumenta) i biti obavešteni elektronskom poštom.
• Grupisanje više dokumenata u jednu logičku celinu (foldere) nad kojom je moguće definisati metapodatke i prava pristupa.
• Moguća je organizacija dokumentacije po različitim kriterijumima (organizacionim jedinicama, tipu dokumenta i sl.).
• Omogućava pretragu po metapodacima, tekstualnom sadržaju dokumenta, kao i pretragu zapisa koji su „blizu“ tražene reči.
• Moguće je deljenje jednog dokumenta ili jedne logičke celine uz direktno slanje dokumenta putem mejla. Prilikom rada na tekstualnim dokumentima omogućen je istovremeni rad većeg broja korisnika.